温州YQ垃圾发电公司在归集2021年-2022年研发人员的研发工时时，因人员交叉参与研发活动，导致研发工时重复统计。2021年多加计研发费用603064.45元，少缴企业所得税90459.67元；2022年多加计研发费用679088.59元，少缴企业所得税101863.29元。税务机关对该公司少缴的企业所得税192322.96元处以百分之五十的罚款。

这是最核心的规则，简单来说：同一时段、同一人员的工时，只能计入一个研发项目，禁止“一份工时多项目共用”。

举个例子：研发人员小A上午9：00-12:00参与项目①，下午14:00-18：00参与项目②，那么上午3小时归项目①，下午4小时归项目②，严禁把这8小时同时计入两个项目；如果当天时间拆分不明确，按“主要项目优先”原则，剩余时间按需分摊，且分摊比例要固定，不能随意变更。

建议企业根据自身规模，选择合适的统计工具，高效又防错：

1. 小型企业（研发项目≤3个）：用标准化Excel模板，设置“人员+日期”双重校验，同一人同一天不能重复录入工时，从源头杜绝重复填报。此外，在填写时备注项目名称和具体工作内容，方便后续核对和追溯。

2. 中大型企业（多项目、多交叉人员）：建议用专业的工时管理工具（或嵌入现有OA系统），实现“工时填报-项目负责人审核-财务复核”全流程，系统自动拦截重复录入，还能同步关联考勤记录，避免“请假期间仍有研发工时”等异常情况。

工时统计不是“填完就完”，必须定期核对，形成闭环，避免问题积累到年底，被税务稽查时面临风险：

1. 每月底：研发部门核对本部门工时，重点检查“交叉人员工时分摊是否合理”“有无重复录入”；

2. 次月初：财务部门对接研发部门，核对工时与研发费用的匹配度，比如“某项目工时总数”与“该项目人工费用”是否合理，发现问题及时调整；

3. 每季度：开展一次自查，对照税务政策，排查工时统计、费用归集的合规性，留存好核查记录，以备税务核查，所有资料建议留存至少10年。

最后再提醒一句：想要享受研发费用加计扣除优惠，前提是保证合规！研发工时统计直接关系到税务合规，一旦统计错了、重复了，后面补税、罚款、留不良记录，得不偿失！

对企业而言，想杜绝研发工时重复统计，核心就4步：定好人、定好规、用对工具、勤核对。不用搞复杂操作，把这4步落实到位，既能稳稳享受税收优惠，又能避开涉税风险。